Codice di condotta per le riunioni della GBI

Aggiornato e approvato il 14 dicembre 2023

Informazioni generali

La Green Building Initiative, Inc. (“GBI”ol’“Organizzazione”) si impegna a garantire un ambiente accogliente, sicuro e produttivo a tutti i partecipanti agli incontri organizzati da GBI, sia in presenza che online. GBI dispone di diverse politiche che definiscono le aspettative in linea con i valori e gli obiettivi della leadership di GBI, tra cui il Codice Etico, la Politica sui conflitti di interesse, l’Impegno per la diversità, l’equità, l’inclusione e il senso di appartenenza, nonché la presente politica specifica sulla condotta da tenere durante gli incontri organizzati da GBI.

Il presente Codice di condotta per le riunioni deve essere rispettato in occasione di tutte le riunioni di GBI, comprese quelle organizzate da terzi per conto di GBI. Esso non sostituisce né modifica alcuna delle politiche stabilite nel Manuale del dipendente di GBI o nella Dichiarazione antitrust.

Comportamento previsto

• Trattare tutti i partecipanti, i presenti, il personale di GBI e i consulenti con rispetto e considerazione, valorizzando al contempo la diversità di punti di vista, background e opinioni.
• Mostrate spirito di collaborazione e lavorate insieme per ottenere il miglior risultato possibile. Concentratevi sull’obiettivo e sui risultati attesi della riunione.
• Comunicare in modo aperto, con onestà, correttezza, integrità e rispetto per gli altri, esprimendo critiche sulle idee piuttosto che sulle persone.
• Quando esprimi il tuo disaccordo su un argomento, fallo in modo da rispettare il punto di vista degli altri e il loro diritto di avere ed esprimere opinioni contrarie alle tue.
• Rispettate le regole e le linee guida della sede dell'incontro.
• Rispetta il diritto degli altri di intervenire, limitandoti a parlare solo per il tempo previsto o assegnato.
• Si può interrompere il presidente o un altro oratore solo per sollevare una mozione d’ordine (cfr. Robert’s Rules of Order).
• Prima di prendere la parola, chiedere il permesso al presidente o al moderatore della riunione.
• Ricorrete alle mozioni per far procedere le riunioni e raggiungere il consenso. Le mozioni devono riguardare l'argomento in discussione, non devono essere ostruzionistiche o futili e devono essere appoggiate da un altro membro.
• Garantire una partecipazione paritaria ed evitare che uno o un piccolo gruppo di membri del comitato o di ospiti assuma un ruolo dominante.
• Attenzione allo “scope creep”, ovvero a discussioni o suggerimenti che potrebbero ampliare l’ambito dell’oggetto della riunione o dei documenti in esame.
• Quando un argomento di discussione non porta rapidamente a un consenso, incaricare due o più membri che hanno partecipato attivamente alla discussione di collaborare per presentare una proposta di contenuto in tempo per la prossima riunione e registrarla come punto d’azione.
• Rispettare la politica antitrust di GBI.

Comportamento inaccettabile

• Gli attacchi personali rivolti ad altri partecipanti, membri delle commissioni, al personale del GBI o ai consulenti non sono mai accettabili.
• Non saranno tollerate molestie, intimidazioni o discriminazioni di alcun tipo. Ciò include comportamenti denigratori o minacciosi, nonché il tentativo di screditare una persona o un gruppo ricorrendo a pressioni, minacce di danno o di imbarazzo. Sono inclusi anche comportamenti manifestati prima, durante o dopo una riunione, espressi tramite e-mail, telefono o altri mezzi di comunicazione, che siano di natura eccessivamente esigente, prepotente, rimproverante o offensiva.
• È vietato criticare apertamente il contributo o il voto di un altro partecipante in modo tale da sminuirne il valore o la competenza.
• Non saranno tollerati abusi fisici, verbali o online nei confronti di alcun partecipante, relatore, volontario, espositore, membro dello staff di GBI, consulente o altro ospite dell’evento. Per abuso si intendono, tra l’altro, e-mail, telefonate o contatti non richiesti in cui si esprimono opinioni in un modo che costituirebbe un comportamento inaccettabile durante l’evento. Ciò può includere opinioni espresse in merito al contributo, al punto di vista o al voto di un altro partecipante.
• Ulteriori esempi di comportamenti inaccettabili includono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: commenti verbali relativi a genere, orientamento sessuale, disabilità, aspetto fisico, corporatura, razza, religione, origine nazionale; uso inappropriato di nudità e/o immagini a sfondo sessuale in spazi pubblici o durante le presentazioni; minacce o molestie nei confronti di partecipanti, relatori, volontari, espositori, membri dello staff di GBI, fornitori di servizi o altri ospiti dell’evento.
• È vietato registrare o fotografare la presentazione di un’altra persona senza l’esplicito consenso del relatore o della GBI.
• Non saranno tollerati comportamenti che causino ripetuti disturbi alle riunioni o agli eventi sponsorizzati da GBI presso la sede dell'evento, sia online che in presenza.

Conseguenze

• Chiunque può chiedere che venga posto fine a un comportamento inaccettabile.
• Chiunque riceva la richiesta di porre fine a un comportamento inaccettabile è tenuto a ottemperarvi immediatamente.
• Il personale di GBI o un suo rappresentante potrà adottare qualsiasi misura ritenuta necessaria e opportuna, compresa la disattivazione dell’audio di un partecipante durante una riunione online o una chiamata e/o l’esclusione immediata dalla riunione senza preavviso né rimborso.
• GBI si riserva il diritto di vietare la partecipazione a qualsiasi futura riunione a chiunque abbia tenuto un comportamento inaccettabile.

Segnalazione di comportamenti inaccettabili

Sono disponibili le seguenti opzioni per segnalare comportamenti inaccettabili.

• Se ritenete di aver assistito o di aver subito un comportamento inaccettabile nel corso di una riunione relativa allo sviluppo consensuale degli standard GBI o ai processi di consultazione pubblica su argomenti non normativi, siete pregati di segnalarlo tempestivamente per iscritto alla Segreteria GBI all’indirizzo [email protected]. Se la Segreteria non è reperibile o se non vi sentite a vostro agio nel segnalare l’incidente alla Segreteria, potete seguire la Politica di segnalazione delle irregolarità (Whistleblower Policy) di GBI e inviare un’e-mail all’indirizzo [email protected].
• Se ritenete di aver assistito o di aver subito un comportamento inaccettabile durante qualsiasi altro incontro organizzato da GBI, informate tempestivamente per iscritto il Presidente e Amministratore Delegato di GBI all’indirizzo [email protected]. Se il Presidente non è reperibile o se non vi sentite a vostro agio nel segnalare l’incidente al Presidente, potete seguire la Politica di segnalazione delle irregolarità di GBI e inviare un’e-mail a [email protected].

Applicazione

Organo direttivo

Le seguenti linee guida sull’applicazione del Codice di condotta per gli incontri forniscono i meccanismi per una risoluzione equa delle questioni relative al presente Codice di condotta. Salvo diversa decisione del Comitato esecutivo di GBI, il Comitato per gli standard e le regole dell’organizzazione (il“Comitato SR”) è l’unico arbitro in merito a qualsiasi azione di applicazione, e la decisione del Comitato SR su una questione relativa al Codice di condotta per gli incontri è definitiva e vincolante per ciascun partecipante coinvolto in tale questione.

Violazioni

Molte violazioni del Codice di condotta delle riunioni sono involontarie, come ad esempio un appello appassionato durante una chiamata che potrebbe essere considerato “fuori luogo” secondo le “Robert’s Rules of Order” o un’interruzione di un altro oratore. Occasionalmente, le violazioni sono più evidenti, come nel caso in cui si denunci una persona anziché sollevare obiezioni alle informazioni tecniche fornite. Queste misure comportamentali e di applicazione sono state messe in atto per evitare che l’entusiasmo possa oltrepassare il limite e trasformarsi in intimidazione; tra gli esempi si possono citare: gridare, urlare, opporre ostruzionismo, esercitare pressioni aggressive e coercitive al fine di scoraggiare la partecipazione futura di un’altra persona, nonché inviare e-mail o effettuare chiamate a individui che potrebbero causare imbarazzo o esercitare pressioni da parte dei pari in merito alle posizioni assunte o ai voti espressi. Questi ultimi esempi sono considerati violazioni gravi.

Procedura di esecuzione

Sebbene non sia obbligatorio, GBI ricorre generalmente alla procedura disciplinare progressiva descritta di seguito. GBI prende sul serio tutte le violazioni e le segnalazioni di potenziali violazioni.

Audizioni

Per tutte le violazioni di Livello 3 verrà convocata un’udienza dinanzi al Comitato SR. Inoltre, un partecipante che abbia violato il Codice di condotta delle riunioni ha il diritto di presentare in qualsiasi momento una richiesta scritta di udienza dinanzi al Comitato SR. La data dell’udienza sarà fissata entro un periodo compreso tra 10 e 60 giorni di calendario dalla violazione di livello 3 o dal ricevimento della richiesta. L’udienza seguirà il formato utilizzato per le udienze di ricorso relative agli standard GBI (vedere la Sezione 7 delle procedure di consenso approvate dall’ANSI del GBI), durante la quale il partecipante potrà esporre le proprie argomentazioni. La decisione del Comitato SR è definitiva e vincolante.