Code de conduite des réunions du GBI

Mis à jour et approuvé le 14 décembre 2023

Généralités

La Green Building Initiative, Inc. («GBI »ou «l’Organisation ») s’engage à offrir un environnement accueillant, sûr et propice à la productivité à tous les participants aux réunions organisées par la GBI, qu’elles se déroulent en présentiel ou en ligne. La GBI a mis en place plusieurs politiques qui définissent des attentes conformes aux valeurs et aux objectifs de sa direction, notamment son Code de déontologie, sa Politique relative aux conflits d’intérêts, son Engagement en faveur de la diversité, de l’équité, de l’inclusion et du sentiment d’appartenance, ainsi que la présente politique spécifique relative au comportement à adopter lors des réunions organisées par la GBI.

Le présent code de conduite relatif aux réunions doit être respecté lors de toutes les réunions organisées par GBI, y compris celles organisées par des tiers pour le compte de GBI. Il ne remplace ni ne modifie aucune des politiques énoncées dans le Guide de l'employé de GBI ou dans la Déclaration relative à la législation antitrust.

Comportement attendu

• Traitez tous les participants, les personnes présentes, le personnel de GBI et les consultants avec respect et considération, tout en valorisant la diversité des points de vue, des parcours et des opinions.
• Faites preuve d'esprit de collaboration et travaillez ensemble pour obtenir le meilleur résultat possible. Concentrez-vous sur l'objectif et les résultats attendus de la réunion.
• Communiquer ouvertement, en faisant preuve d'honnêteté, d'équité, d'intégrité et de respect envers les autres, en critiquant les idées plutôt que les personnes.
• Lorsque vous exprimez votre désaccord sur un sujet, faites-le en respectant le point de vue des autres et leur droit d'avoir et d'exprimer des opinions contraires aux vôtres.
• Veuillez respecter les règles et les consignes du lieu de réunion.
• Respectez le droit des autres à s'exprimer en ne prenant la parole que pendant le temps imparti ou prévu à cet effet.
• Vous ne pouvez interrompre le président ou un autre orateur que pour soulever une motion d'ordre (voir le « Robert’s Rules of Order »).
• Demandez la parole au président ou à l'animateur de la réunion avant de prendre la parole.
• Recourez à des motions pour faire avancer les réunions et parvenir à un consensus. Les motions doivent porter sur le sujet à l'ordre du jour, ne doivent pas avoir pour but de faire obstruction ni être futiles, et doivent être appuyées.
• Veiller à ce que tous participent de manière équitable et éviter qu'un membre ou un petit groupe de membres du comité ou d'invités ne domine les débats.
• Méfiez-vous de la dérive des objectifs : il s’agit de discussions ou de suggestions qui auraient pour effet d’élargir le champ d’application de l’objectif de la réunion ou des documents examinés.
• Lorsqu'un sujet de discussion ne débouche pas rapidement sur un consensus, désignez au moins deux membres ayant participé activement à la discussion pour qu'ils travaillent ensemble à l'élaboration d'une proposition de contenu à présenter lors de la prochaine réunion, et consignez cette tâche comme point d'action.
• Respecter la politique antitrust de GBI.

Comportement inacceptable

• Les attaques personnelles à l'encontre d'autres participants, de membres des comités, du personnel du GBI ou de consultants ne sont en aucun cas acceptables.
• Aucune forme de harcèlement, d’intimidation ou de discrimination ne sera tolérée. Cela inclut les comportements dénigrants ou menaçants, ainsi que toute tentative visant à porter atteinte à une personne ou à un groupe en cherchant à l’influencer par des exigences ou en faisant peser sur elle une menace de préjudice ou d’embarras. Cela inclut également tout comportement, avant, pendant ou après une réunion, exprimé par e-mail, par téléphone ou par tout autre moyen de communication, qui se révèle excessivement exigeant, dominateur, réprobateur ou insultant.
• Il est interdit de critiquer ouvertement l'intervention ou le vote d'un autre participant d'une manière qui dévalorise sa contribution ou son expertise.
• Aucune forme de violence physique, verbale ou en ligne à l’encontre d’un participant, d’un intervenant, d’un bénévole, d’un exposant, d’un membre du personnel de GBI, d’un consultant ou de tout autre invité à la réunion ne sera tolérée. Ces comportements peuvent inclure l’envoi d’un e-mail non sollicité, un appel téléphonique ou tout autre contact visant à exprimer des opinions d’une manière qui constituerait un comportement inacceptable lors d’une réunion. Cela peut notamment concerner des opinions exprimées au sujet de la contribution, de l’opinion ou du vote d’un autre participant.
• Parmi les autres exemples de comportements inacceptables, on peut citer, sans que cette liste soit exhaustive : les propos liés au genre, à l’orientation sexuelle, au handicap, à l’apparence physique, à la corpulence, à l’origine ethnique, à la religion ou à la nationalité ; l’utilisation inappropriée de nudité et/ou d’images à caractère sexuel dans les espaces publics ou lors de présentations ; ainsi que le fait de menacer ou de harceler un participant, un intervenant, un bénévole, un exposant, un membre du personnel de GBI, un prestataire de services ou tout autre invité à la réunion.
• Il est interdit d'enregistrer ou de photographier la présentation d'une autre personne sans l'autorisation expresse de l'intervenant ou de GBI.
• Toute perturbation répétée des réunions ou événements organisés par le GBI sur le lieu de la réunion, que ce soit en ligne ou en présentiel, ne sera pas tolérée.

Conséquences

• Toute personne peut demander que cesse un comportement inacceptable.
• Toute personne à qui l'on demande de mettre fin à un comportement inacceptable est tenue de s'y conformer immédiatement.
• Le personnel de GBI ou toute personne désignée par celui-ci est habilité à prendre toute mesure jugée nécessaire et appropriée, y compris désactiver le micro d'un participant lors d'une réunion en ligne ou d'un appel téléphonique et/ou l'exclure immédiatement de la réunion sans avertissement préalable ni remboursement.
• GBI se réserve le droit d'interdire la participation à toute réunion future à toute personne ayant adopté un comportement inacceptable.

Signaler un comportement inacceptable

Les options suivantes sont disponibles pour signaler un comportement inacceptable.

• Si vous pensez avoir été témoin ou victime d’un comportement inacceptable lors d’une réunion liée à l’élaboration des normes consensuelles du GBI ou aux processus de consultation publique sur des sujets non normatifs, veuillez en informer sans délai le Secrétariat du GBI par écrit à l’adresse [email protected]. Si le Secrétariat n’est pas joignable ou si vous ne vous sentez pas à l’aise à l’idée de signaler l’incident au Secrétariat, vous pouvez suivre la politique du GBI en matière de dénonciation et envoyer un e-mail à [email protected].
• Si vous pensez avoir été témoin ou victime d’un comportement inacceptable lors d’une autre réunion organisée par GBI, veuillez en informer sans délai le président-directeur général de GBI par écrit à l’adresse [email protected]. Si le président n’est pas joignable ou si vous hésitez à lui signaler l’incident, vous pouvez suivre la politique de GBI en matière de signalement d’irrégularités et envoyer un e-mail à [email protected] ou.

Application

Organe directeur

Les directives d'application suivantes prévoient des mécanismes visant à garantir un règlement équitable des litiges relatifs au présent Code de conduite des réunions. Sauf décision contraire du Comité exécutif de GBI, le Comité des normes et des règles de l'organisation (ci-après dénommé «Comité SR ») est l'unique instance compétente pour statuer sur toute mesure d'application, et la décision du Comité SR concernant un litige relatif au Code de conduite des réunions est définitive et contraignante pour chaque participant concerné par ce litige.

Infractions

De nombreuses infractions au Code de conduite des réunions sont involontaires, comme un plaidoyer passionné lors d’un appel qui pourrait être considéré comme « hors sujet » selon les « Robert’s Rules of Order », ou une interruption d’un autre intervenant. Parfois, les infractions sont plus flagrantes, comme le fait de dénoncer une personne plutôt que de contester les informations techniques fournies. Ces mesures de conduite et d’application sont en place pour éviter que la passion ne franchisse la ligne et ne se transforme en intimidation ; parmi les exemples, on peut citer les cris, les hurlements, l’obstruction systématique, les pressions agressives et insistantes visant à dissuader une autre personne de participer à l’avenir, ainsi que l’envoi d’e-mails ou les appels téléphoniques à des personnes susceptibles de les mettre dans l’embarras ou de leur faire subir une pression de leurs pairs concernant les positions adoptées ou les votes exprimés. Ces derniers exemples constituent des violations jugées particulièrement graves.

Procédure d'exécution

Bien que cela ne soit pas obligatoire, GBI applique généralement la procédure disciplinaire progressive décrite ci-dessous. GBI prend très au sérieux toutes les infractions et toutes les plaintes relatives à une infraction potentielle.

Auditions

Une audience devant le Comité SR sera organisée pour toutes les infractions de niveau 3. En outre, tout participant ayant enfreint le Code de conduite des réunions a le droit de déposer à tout moment une demande écrite d’audience devant le Comité SR. La date de l’audience sera fixée dans un délai de 10 à 60 jours calendaires à compter de la violation de niveau 3 ou de la réception de la demande. L’audience se déroulera selon le format utilisé pour les audiences d’appel relatives aux normes GBI (voir la section 7 des procédures consensuelles approuvées par l’ANSI de GBI), au cours de laquelle le participant pourra présenter ses arguments. La décision du Comité SR est définitive et contraignante.